Wie transparente Geschäftszahlen zu höheren Verkaufspreisen führen!

Beim Unternehmensverkauf geht es um beträchtliche Summen. Verständlicherweise legen viele Käufer deswegen großen Wert auf transparente Geschäftszahlen. Unsere Erfahrung zeigt, das bereits mit diesem Begriff die ersten Probleme beginnen:

Viele Inhaber verwechseln  „transparente“ mit „gesetzeskonformen Geschäftszahlen“.

Natürlich erstellt jeder Inhaber eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz, schließlich sind beide Dokumente sowohl für den Gesetzgeber als auch für jeden Käufer unerlässlich. Deshalb möchten wir von vornherein klarstellen, dass es uns an dieser Stelle nicht darum geht, dass Unternehmensverkäufer gesetzliche Anforderungen (konformer Jahresanschluss) erfüllen.

Uns geht es vielmehr darum, dass durch gesteigerte Transparenz und Aussagekraft der Geschäftszahlen das Optimum bei einem Verkauf für Sie zu erzielen ist.

Das bedeutet vor allem, dass die Geschäftszahlen auch das Geschäft transparent widerspiegeln, damit Trends, Entwicklungen und der aktuelle Status schnell und einfach von Externen (in diesem Falle von Käufern) erkannt und verstanden werden können. In Zusammenhang mit diesen Anforderungen weichen die gesetzlichen Anforderungen von den Käuferanforderungen allerdings deutlich ab. Dennoch können beide Anforderungen sehr einfach miteinander kombiniert werden. Bevor Sie sich über den damit einhergehenden Mehraufwand beklagen:  Der ökonomische Mehrwert in Form eines höheren erzielbaren Kaufpreises übersteigt bei weiten den zusätzlichen administrativen Aufwand!

Geschäftszahlen auf Basis eines Standardkontorahmen wie z.B. DATEV SKR 03

Die Meisten kleinen und mittleren Unternehmen erstellen ihre Geschäftszahlen auf Basis von DATEV. Für die Finanzbuchhaltung wird häufig ein Standardkontorahmen wie zum Beispiel SKR 03 oder SKR 04 verwendet. Wie der Name bereits sagt, handelt es sich hierbei um einen Standardkontorahmen, d.h. alle Erlöse und Aufwendungen werden in die vorgegebenen Standardkonten gebucht. Damit werden alle (gesetzlichen) Anforderungen an die Geschäftszahlen erfüllt und das Thema Finanzbuchhaltung scheint aus Sicht vieler Unternehmer damit abgehakt. Das ist zwar formal richtig, allerdings verpassen viele Inhaber hiermit die große Chance, durch eine gezielte Festlegung der Erlös- und Aufwandskonten das tatsächliche Geschäft wirklich transparent für Dritte (wie einen Käufer) abzubilden. Oft hören wir hier das Argument, dass das Ergebnis unter dem Strich doch stimme. Warum also diesen Extraaufwand betreiben?

Ein Beispiel für transparente Geschäftszahlen verdeutlicht den Mehrwert

Nehmen wir als Beispiel einen technischen Anlagenhändler mit umfangreichen Serviceleistungen. Die Firma vertreibt, installiert, wartet und repariert technischen Anlagen und erzielt hiermit 2 Mio. Euro Umsatz. Schauen wir uns nun einmal den Unterschied in den Erlöskonten zwischen transparenten Geschäftszahlen und dem Standard-DATEV-Kontorahmen auf der Erlösseite an:

Das Beispiel zeigt, dass die Summe der Erlöse bei beiden Optionen natürlich identisch ist. Es zeigt allerdings auch, dass der Verkäufer bei Option 1 (transparente Geschäftszahlen) deutlich mehr aussagekräftige Informationen über die eigentliche Entwicklung und Situation des vergangenen Geschäftsjahres bereitstellt. Gerade im Vergleich zu den vorherigen Perioden oder dem aktuellen Geschäftsjahr lassen sich durch die optimierte Einteilung der Erlöskonten nämlich wichtige Rückschlüsse für den Käufer ziehen, wie z.B. die folgenden Erkenntnisse:

• Das Geschäft lässt sich in zwei Kategorien einteilen, mit je 50% Handelsgeschäft (Anlagenverkauf) und Service (Dienstleistungen).
• Das Handelsgeschäft teilt sich zu 70% auf elektrische und zu 30% in Vakuum-Anlagen auf.
• Darüber hinaus sind rund 15% des Service-Geschäfts vom Neuanlagengeschäft abhängig.
• Das Altanlagen-Service-Geschäft von rund 850.000 EUR wird zum Großteil mit über 75% von planbaren Wartungen gestützt. Das Sichtbarmachen solcher Umsätze ist im Verkaufsprozess immer förderlich. Nun müsste der Inhaber nur noch belegen, wie lange diese Umsätze über Serviceverträge gesichert sind. In jedem Fall gewinnt der Verkäufer hiermit ein großes Verkaufsargument, nämlich, dass ein Drittel seines Geschäftes über planbare Umsätze gestützt wird.

Bei der Standard- und undifferenzierten Verbuchung über ein gemeinsames Erlöskonto (8000) könnte der Käufer diesen Sachverhalt der wirklichen Geschäftsgliederung nicht erkennen und müsste sich auf etwaige Aussagen des Verkäufers verlassen. Wenn Sie die differenzierte Verbuchung auch bei den Aufwendungen anwenden, kann jeder Käufer sehr genau die Entwicklung und Rentabilität (zu mindestens die Roherträge) auf Produkt- oder Segmentebene erkennen. Besonders im Vergleich zu vergangenen Geschäftsjahren ist die differenzierte Verbuchung ein ideales Instrument für Transparenz, Risikominimierung und Vertrauensaufbau – und damit ggf. auch für einen höheren Verkaufspreis.

Der wirkliche Aufwand für  transparente Geschäftszahlen:

Bei den meisten kleinen und mittleren Unternehmen führt die Finanzbuchhaltung ein Steuerberater durch. In der Firma selbst wird hingegen häufig nur vorkontiert. Deshalb fällt genaugenommen gar kein großer Mehraufwand für transparente Geschäftszahlen an, da die Erlöse oder Aufwendungen so oder so einem Konto zu gewiesen werden müssen. Letztendlich gilt es also lediglich, das Geschäft und die zugrunde liegende Struktur einmal klar zu definieren und die relevanten Erlös- und Aufwandskonten festzulegen. Für die genaue Festlegung sind die Perspektive und das Informationsbedürfnis eines Käufers entscheidend. Das Ziel sollte entsprechend sein, dass man die wirkliche Entwicklung des Geschäftes über mehrere Geschäftsjahre anhand der Erlös- und Aufwendungskonten schnell und einfach erkennen kann. Alles in allem also ein vergleichsweise geringer und vor allem einmaliger Aufwand – allerdings mit einem großen Resultat: Aussagekräftige und entscheidungsrelevante Transparenz für jeden Käufer.

Transparente Geschäftszahlen und der bestmögliche Umgang mit stillen Reserven

Letztendlich sind Steuern Betriebsausgaben, d.h. sie reduzieren den Gewinn sowie die Liquidität jeder Unternehmung. Deshalb ist es mehr als verständlich, wenn Inhaber gegenüber dem Fiskus die Periodenergebnisse (Gewinne) möglichst klein ausweisen möchten. Dafür gibt es viele Instrumente, wie zum Beispiel Rückstellungen für Gewährleistungen aus LuL sowie die Bildung von stillen Reserven auf dem Warenlager oder angefangenen Arbeiten (Projektgeschäft). Bei einem Unternehmensverkauf stellt sich die Situation genau andersherum dar:

Jetzt ist der Kaufpreis nicht unwesentlich davon abhängig, wie ertragreich das zum Verkauf stehende Unternehmen in den vorherigen Jahren operiert hat.

Somit müssen wir im Rahmen des Verkaufsprozesses die Geschäftszahlen um nicht-betriebsnotwendige Erträge und Aufwendungen sowie um nicht-periodengerechte Verbuchungen bereinigen. Das ist für das aktuelle Geschäftsjahr in den meisten Fällen auch kein Problem. Für weiter zurückliegende Jahre ist dies allerdings bedeutend aufwendiger und schwieriger, da die Geschäftszahlen speziell aufbereitet und analysiert werden müssen und nicht ggf. mehr alle Informationen parat stehen. Deshalb hier ein wichtiger Tipp von uns:

Wir empfehlen jedem (zukünftigen) Verkäufer dringend, für jedes Geschäftsjahr eine einseitige Zusammenfassung der wesentlichen Bereinigungen zu erstellen.

So sind Sie im Stande, sich auch noch in drei Jahren an alle relevanten nicht-betriebsnotwendigen Aufwendungen und die genaue Bildung der stillen Reserven in diesem Jahr zu erinnern.

Manche Inhaber lösen das Problem mit einer so genannten „Schattenbilanz“ (pro-forma).

Hierbei erhält das Finanzamt weiter die Geschäftszahlen nach der etablierten Verbuchungspraxis. Zugleich, fertigt der Steuerberater auch einen der tatsächlichen Situation entsprechenden Jahresabschluss an. Hiermit dokumentieren Sie die „tatsächliche Realität“ der vergangenen Jahre und können jedem Käufer auch noch in fünf Jahren die bereinigte historische Rentabilität ihrer Firma darstellen und nachweislich belegen, ohne in Erklärungsnöte zu geraten.

Hilfreich: Eine erweiterte Definition von Geschäftszahlen!

Die meisten Inhaber reduzieren die Geschäftszahlen nur auf den Jahresabschluss (Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz) und Finanzkennzahlen. Wir halten diese Eingrenzung für wenig hilfreich, um im Rahmen des Verkaufsprozesses den optimalen Verkaufspreis für Sie zu erzielen. Fragen Sie sich einfach selbst einmal, welchen Zweck die Geschäftszahlen im Rahmen eines Verkaufsprozesses spielen: Letztendlich sollten sie die wirkliche Performance für das vergangene Geschäftsjahr dokumentieren und somit Transparenz für einen Dritten herstellen.

Hierzu gehören natürlich die Finanzkennzahlen und Klassiker wie Abhängigkeiten der Umsätze von den 20 größten Kunden, Produkten und Lieferanten sowie der Cash-Flow für jedes Geschäftsjahr. Allerdings verfügt jedes Geschäft oft noch über eine Reihe ganz anderer, zwar nicht finanzieller, aber sehr aussagekräftiger Indikatoren. Wir führen hier exemplarisch einige Beispiele solcher Indikatoren für unterschiedliche Geschäftsmodelle auf Marketings- und Vertriebsebene auf:

Die Beispiele zeigen, dass die eingeschränkte Definition der Geschäftszahlen auf den Jahresabschluss  viele wichtige (aber eben nicht finanzielle) Kennzahlen und Entwicklungsparameter vollkommen außer Acht lässt. Deshalb empfehlen wir jedem Inhaber sich frühzeitig Gedanken zu machen, welche Kennzahlen neben den klassischen Finanzkennzahlen wichtig und repräsentativ für sein Geschäft sind. Für diese erweiterten wichtigen, Geschäftszahlen sollten Sie frühzeitig entsprechende Mess- und Erfassungssysteme etablieren. Hierfür eignen sich häufig professionelle IT-Systeme, wie CRM, ERP – notfalls tut es jedoch auch die klassische Excelliste. Hauptsache, die Zahlen sind nachweisbar und übersichtlich dargestellt.

Wenn Sie das Optimum beim Verkauf Ihrer Unternehmung erzielen möchten – und wer möchte das nicht? -, dann sollten Sie:

1. die für ihre Unternehmung relevanten Kennzahlen klar definieren und idealerweise unterjährig (monatlich), in jedem Fall aber ganzjährig erfassen.
2. Der Königsweg wäre die Überführung dieser relevanten Zahlen in einen gemeinsamen Geschäftszahlenbericht (Länge maximal 1-2 Seiten).

So können Sie jedem Käufer transparent und nachvollziehbar die wirklich wichtigen Indikatoren ihres Geschäftes übersichtlich aufzeigen, das Geschäft verständlich erklären, die tatsächlichen Entwicklungen dokumentieren und ganz nebenbei ihre Firma als steuerbares System darlegen. Käufer werden diese Transparenz immer mit einem höheren Kaufpreis quittieren, da sie nachweisbar eine bessere Unternehmung erwerben und aufgrund der Transparenz ein geringeres Risiko eingehen müssen.

Transparente Geschäftszahlen lohnen sich doppelt: Mehr Vertrauen und Effizienz im Verkaufsprozess!

Ein Unternehmensverkauf dauert in den meisten Fällen einige Monate. Deshalb liegt der letzte Jahresabschluss zu diesem Zeitpunkt oftmals schon eine Weile zurück. Nun ist es jedoch so, dass die Verhandlungen und die Betriebsprüfung ohne Probleme drei bis vier Monate dauern können. Entsprechend wird der potenzielle Käufer jeden Monat nach den aktuellen Geschäftszahlen und Entwicklungen fragen. Bei einer fehlenden Erfassung und Dokumentation der relevanten geschäftlichen Kennzahlen stellt sich für Sie nun ggf. das Problem, dass Sie eigentlich keine genaue Auskunft über die Entwicklung und den Status der einzelnen Geschäftsbereichen, Produkte, Dienstleistungen, Vertriebs- oder Marketingsituation geben können. Eine individuelle und separate monatliche Aufschlüsselung gemäß Käuferanfrage wäre einfach zu aufwendig und ist oft neben dem Tagesgeschäft nicht darstellbar.

Deshalb sollten Sie frühzeitig den einmaligen Aufwand auf sich nehmen und Ihr Geschäft in repräsentativen Kennzahlen definieren und entsprechende Erfassungssysteme implementieren.

In unserer täglichen Verkaufspraxis erleben wir es leider immer wieder, dass Verkäufer den einmaligen Aufwand scheuen und damit auf dieses einfache und doch so wirkungsvolle Instrument der Vertrauensbildung durch transparente Geschäftszahlen komplett verzichten.

Fazit: Transparente Geschäftszahlen – kleiner Aufwand, große Wirkung

Jeder Käufer hat ein legitimes Interesse daran, die aktuelle betriebliche Situation und die jüngsten Entwicklungen der zum Verkauf stehenden Firma zu verstehen. Die gesetzliche Anforderung an den Jahresabschluss – erfüllt durch einen DATEV-Standardkontorahmen – erfasst leider die käuferseitig relevanten Informationen nur mit unbefriedigender Transparenz. Jeder Inhaber kann jedoch mit überschaubarem Aufwand seine Erlös- und Aufwandskonten optimiert auf sein eigenes Geschäft abstimmen. Dadurch können viele relevante Informationen transparent und vertrauensbildend für jeden Käufer erfasst und unterjährig dargestellt werden. Darüber hinaus können Inhaber durch eine Pro-Forma-Bilanz oder einer jährliche Dokumentation der tatsächlichen Ertragskraft (unter Berücksichtigung der stillen Reserven) ihren zukünftigen Verkauf aktiv und transparent vorbereiten. Dadurch werden die wahren Gegebenheiten zeitnah notiert, dokumentiert und können im Rahmen eines Verkaufs glaubhaft verargumentiert werden.

Zu guter Letzt haben wir aufgezeigt, warum und wie Inhaber auch nicht finanzielle Geschäftszahlen erfassen und dokumentieren können – und sollten. Ein ganzheitlicher und unterjähriger Geschäftszahlenbericht kann im Rahmen eines Verkaufs ein sehr effizientes Instrument sein, um käuferseitige Informationstransparenz in einen höheren Kaufpreis umzuwandeln. Mit anderen Worten: Eine kleiner Schritt für Sie, ein großer Schritt im Verkaufsprozess.