Dashboard als ultimatives Instrument für jeden Firmenverkauf!

Jeder Inhaber führt sein Unternehmen gemäß zahlreicher Kennzahlen und Steuerungsgrößen. Hierbei denkt jeder sofort an die üblichen Verdächtigen wie Umsatz, Kosten und Gewinn. Die Annahme ist auch nicht falsch und alle diese Finanzgrößen spielen eine entscheidende Rolle in der Steuerung von Unternehmen. Allerdings wird häufig vollkommen außer Acht gelassen, dass diese Finanzgrößen meist erst zeitversetzt (2 bis 8 Wochen) durch die BWA vorliegen und ausschließlich die Vergangenheit beschreiben. Darüber hinaus spiegeln sie nur bedingt die eigentlichen innerbetrieblichen Geschehnisse und Vorgänge wieder und geben somit wenig konkrete Handlungsempfehlungen für Optimierungsmaßnahmen. Deshalb gehen wir in diesem Fachbeitrag ausführlich darauf ein, dass jeder Inhaber neben den Finanzkennzahlen auch anderen, und zwar für sein Unternehmen spezifischen und innerbetrieblichen, Messgrößen und Kennzahlen durch ein monatliches Dashboard erfassen und bewerten sollte.

Das Plädoyer für ein monatliches Dashboard

Jede Firma bedarf einer Steuerung. Viele Inhaber üben Ihre Kontroll- und Steuerungsfunktion durch Ihre langjährige Erfahrung und über Ihre Intuition aus. Allerdings wird bei einem Unternehmensverkauf der Altinhaber nicht mitverkauft. Dementsprechend sollte der Inhaber weit vor seinem Ausscheiden ein inhaberunabhängiges, nachvollziehbares und klares Steuerungssystem aufbauen. Wir vergleichen das immer mit einem Mess- und Regelungssystem. In dieser Analogie übernehmen häufig verschiedene EDV Programme die Datenerfassung. Anschließend werden alle Ergebnisse in einem übergeordneten Steuercockpit zusammengefasst. Hierbei können sogar Zielvorgaben, Abweichungen und Warnstufen automatisiert werden. Letztendlich müssen dann menschliche und korrektive Maßnahmen durch die Geschäftsführung eingeleitet und durchgeführt werden. Wichtig ist, dass die Erfassung sowie die Messung nicht durch die Inhaber oder auf rein subjektiver Basis stattfindet, sondern dass die Messsysteme sowie die Übertragungen in das monatliche Dashboard (Steuersystem) prozessorisch verankert und inhaberunabhängig automatisiert werden.

Leider verfügen die wenigsten mittelständischen Unternehmen über ein übergreifendes und gesamtheitliches betriebliches Controlling-System. Das BWA liegt meist erst nach einigen Wochen vor und in diesem werden nur reine Finanzkennzahlen aufgeführt, welche fast ausschließlich Schlüsse über die Vergangenheit und nicht in die Zukunft (außer Kassenbestand und Steuerlast) gewähren. Das liegt auch daran, dass die Größen ‚Umsatz‘ und ‚Gewinn‘ eigentlich am Ende des Leistungsprozesses stehen. Die Finanzkennzahlen geben aber wenig bis keine Informationen über die eigentlichen innerbetrieblichen Vorgänge und Entwicklungen ab. Hier einige beispielhafte Fragestellungen:

• Was ist mit der Anzahl von neuen Anfragen?
• Wie groß ist die Angebotspipeline?
• Wie viele neue Kunden haben wir gewonnen?
• Welche Produkte laufen gut und welche bleiben hinter den Erwartungen zurück?
• In welcher Phase befinden sich die vorhandenen Projekte?
• Wie hoch ist die aktuelle und zukünftige Kapazitätsauslastung?

Diese Ebenen werden häufig nicht methodisch und monatlich sichtbar in ein gemeinsames Dashboard überführt und somit auf die Agenda gesetzt. Wenn Sie irgendwann Ihre Firma an einen Dritten verkaufen, dann wird Ihre Firma umso höher bewertet, umso mehr Sie Ihre Firma als leicht steuerbares unternehmerisches System darstellen können. Letztendlich implementieren Sie mit dem monatlichen Dashboard ein nachweisliches Steuersystem und klare Controlling-Prozesse. Hierbei plädieren wir nicht für einen Zahlenfriedhof oder eine wissenschaftliche Abhandlung, sondern für ein einseitiges Dashboard mit einer Mischung aus absoluten Größen, relativen Zuständen und Vergleichsentwicklungen zum Vorjahr von 5 bis 10 Kennzahlen.

Jede Firma hat andere Kennzahlen – Eine Webagentur als Beispiel

Firmen und Geschäftsmodelle sind unterschiedlich, dementsprechend variieren die wichtigen Kennzahlen und das notwendige Dashboard. Nehmen wir als Beispiel eine Webagentur mit 20 Mitarbeitern und rund 1,2 Mio. Euro Umsatz. Wie könnte so ein monatlich rollierendes Dashboard aussehen?

Was sollte das Dashboard leisten!

Ob das Dashboard graphisch, tabellarisch oder in Stichpunkten verfasst ist, spielt eigentlich keine große Rolle. Letztendlich sollte das Dashboard die wichtigsten Kennzahlen erfassen und weitere Analysen ermöglichen. Ob sie dies graphisch oder tabellarisch umsetzen, hängt eher von Ihrer persönlichen Präferenz für Zahlen oder Graphiken ab. Viel wichtiger ist, dass bestimmte Kriterien erfüllt werden. So sollte jedes Monats-Dashboard folgende Kriterien erfüllen:

1. Chronologisch das Geschäft abbilden: So werden häufig Umsatzprobleme oder Einbrüche mit einem Vertriebsproblem gleichgesetzt. Das obige Beispiel verdeutlicht allerdings, dass diese Firma kein Vertriebs- sondern ein Marketingproblem hat. So liegt die Konversion von Vertriebsgesprächen zu Aufträgen auf dem gleichen Niveau wie geplant und wie im letzten Jahr. Allerdings wurden einfach nicht ausreichend qualitative Anfragen generiert, was an den sinkenden Webseitenbesuchern liegt. Dementsprechend sollten mehr und gezieltere Marketingmaßnahmen eingeleitet werden, so dass mehr Interessenten den Weg auf die Webseite der Unternehmung finden.
2. Entwicklungen sollen schnell und einfach ablesbar sein: Hier eignen sich häufig klare und einfache Bestandszahlen. So hatte die Firma in der Vergangenheit eine Besucher- zu Anfragenquote von 5% und eine Quote von Vertriebsgesprächen zu Aufträgen von 40%. Letztendlich haben sich die Werte kaum verändert und somit scheint es kein Problem mit der Webseite und mit dem Vertrieb zu geben. Solche einfachen Zahlen lassen sich gut   erklären und geben eine klare Zielvorgabe für die Steuerung des Unternehmens vor. 
3. Strategische Ziele auf die Agenda setzen: Im Beispiel-Dashboard oben haben wir unter Abwicklung die Höhe der laufenden monatlichen Hosting Einnahmen aufgeführt. Dies hat zum Ziel, die hohe Volatilität des Projektgeschäftes zu kompensieren. So plant der Inhaber langfristig seine gesamten monatlichen Fixkosten über vertraglich gesicherte Hosting Einnahmen zu decken. Mit diesem Ziel hat die Firma in diesem Jahr gute Fortschritte gemacht. Darüber hinaus hat die Firma zum Ziel, die zahlreichen Ticket-Anfragen immer schneller zu lösen. In diesem Jahr gelingt ihnen das bereits nach 33 Stunden, wobei es in 2015 im Durschnitt noch über 40 Stunden gedauert hat. Dementsprechend sollte jedes Dashboard die wichtigsten strategischen Ziele erfassen und bewerten. So sorgt das Dashboard für eine klare Priorisierung und fokussiert die strategischen Ziele im Tagesgeschäft.
4. Transparenz und Know-how schaffen: Unser Bauchgefühl und die subjektive Wahrnehmung spielt uns häufig einen Streich. Vor allem, da Inhaber von Unternehmen mit einigen Mitarbeitern eben auch nicht mehr alles mitbekommen und nicht mehr bei jedem Kundengespräch oder Projekt direkt involviert sind. Das monatliche Dashboard schafft eine klare Transparenz und bietet dem Inhaber ein effizientes Instrument, um die aktuellen und zukünftigen Geschehnisse frühzeitig zu erkennen. Vor allem bei expansiven Unternehmen oder bei enger Liquidität bietet das Dashboard ein hervorragendes Instrument, um fundierte und nachhaltige Entscheidung zu treffen.  Wie heißt das alte Sprichwort: Was man misst, das kann man managen!

Die Auswirkungen eines Dashboards auf den Unternehmensverkauf und Übertragung

Letztendlich sorgt die Dokumentation von Entwicklungen und betrieblichen Zuständen für eine sehr hohe Transparenz, Klarheit, Nachvollziehbarkeit sowie Sicherheit für jeden Nachfolger. Dieser kann einfach und schnell die Situation erkennen und durch diese Transparenz nehmen die Risiken massiv ab. Bei einem Unternehmensverkauf wird dies häufig mit einem höheren Kaufpreis quittiert. Dies ist nachvollziehbar, da die Firma professioneller strukturiert und geführt wird. Dementsprechend ist sie auch mehr wert. Bei internen Nachfolgern sorgen Sie für einen optimalen Start und eine nicht unerhebliche Vorkehrung, so dass der Nachfolger auf Ihrem bewährten Steuerungssystem aufbauen kann. Vergessen Sie nie, dass Sie irgendwann aus dem Betrieb ausscheiden werden und frühzeitige Wissenskonservierung und Sicherungsmaßnahmen ermöglichen in vielen Fällen erst eine nachhaltige Übergabe und den zukünftigen Fortbestand vieler Unternehmen.

Fazit: Das monatliche Dashboard

Jede Firma ist ein komplexes System aus Menschen, Prozessen und EDV. In diesem Gemisch gehen Entwicklungen und Zustände häufig verloren und werden übersehen, wenn immer nur vergangenheitsorientiert die Finanzkennzahlen zur Steuerung verwendet werden. Gehen Sie Ihr Geschäftsmodell chronologisch durch und legen Sie für die sukzessiven Abläufe und Geschäftsfunktionen klare innerbetriebliche Kennzahlen fast. Erfassen Sie diese mit EDV-gestützten Messsystemen und überführen Sie die Kennzahlen in ein monatliches übersichtliches Dashboard. Dies kann ohne Probleme von ihrer Sekretärin, ihrem kaufmännischen Leiter oder Betriebsleiter vorgenommen werden.

Die eigentliche Arbeit liegt nicht in der Erfassung und Überführung in eine Excel-Tabelle, sondern im Durchdenken Ihres Geschäftsmodels und den wesentlichen Zustandselementen. Es gibt kaum ein so kraftvolles Instrument für die Optimierung einer Unternehmung wie ein klares und nachvollziehbares monatliches Dashboard, welches die Aussagekraft der versetzten BWA komplementiert. So können Entwicklungen und Missstände schnell erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Darüber hinaus bauen Sie ein etabliertes und erprobtes Mess- und Steuerungssystem für Ihren Nachfolger auf. Bei einem zukünftigen Unternehmensverkauf wird diese Transparenz und Professionalität immer mit einem höheren Kaufpreis quittiert. Denn Sie entkoppeln Ihr individuelles und bauchgestütztes Steuersystem und ergänzen es mit einem nachvollziehbaren und professionellen Betriebs-Controlling.