Firmenverkauf: Die Verkaufsdokumentation – Ziele, Inhalte und Aufgaben

Überblick: Wozu das Ganze?

Am Ende der ersten Phase eines jeden Firmenverkaufs steht die Erstellung einer aussagekräftigen und attraktiven Verkaufsdokumentation. Diese enthält in der Regel ein Kurzprofil (auch Blindprofil oder Teaser genannt) und eine umfangreiche Verkaufsbroschüre, für die oftmals auch Begriffe wie Firmenprofil, Unternehmensbroschüre, Verkaufs-Exposé, Verkaufsprospekt oder Information Memorandum verwendet werden. Warum diese Dokument so wichtig ist, liegt auf der Hand: Erst die Verkaufsdokumentation ermöglicht eine effiziente und gezielte Vermarktung der zum Verkauf stehenden Unternehmung. Deshalb gehen wir mit jedem Verkäufer durch mehrere Gespräche und Fragebögen, erstellen eine Unternehmensbewertung auf quantitativer und qualitativer Basis und erbitten alle wesentliche Unterlagen und Informationen. Das große Ziel dieser Phase ist die professionelle und umfassende Vorbereitung des Unternehmensverkaufs auf den folgenden Ebenen:

• Stärken und Chancen: Entwicklung von Verständnis für Ihre Unternehmung, Stärken, Chancen und betriebliche Situation sowie Identifikation möglicher „Transaktions-Stolpersteine“ und Themenblöcke, die offen und direkt von uns an die Kaufinteressenten kommuniziert werden sollten
• Storyline: Konzeption einer Verkaufsgeschichte und -strategie
• Breites Spektrum: Erstellung einer interessanten Verkaufsdokumentation für einen breiten Käuferkreis
• Eingrenzung: Identifikation erster potentieller Käufer

Die Vorbereitungsphase dauert in der Regel zwischen vier bis sechs Wochen und erfordert eine besonders aktive Unterstützung vom Verkäufer, da wir diesen als Informationslieferant, Unternehmer und Branchenkenner mit einbinden müssen. Deshalb sollten Verkäufer unsere vielen Fragen und Informationsanforderungen nicht als lästig auffassen und die aufwendige Arbeit scheuen. Im Gegenteil:  Jeder Kaufinteressent wird diese oder ähnliche Fragen bzw. Informationen verlangen. Darum nehmen wir uns zu Beginn die Zeit, um uns einen vollständigen Überblick zu verschaffen und die für den Verkauf relevanten und fördernden Themen in der Verkaufsbroschüre zusammenzufassen. Wie heißt es so schön: „Gut vorbereitet ist halb verkauft“! Sie müssen uns also von Anbeginn eine ordentliche Portion Vertrauen entgegen bringen, damit wir das Potenzial voll ausschöpfen können. Dafür werde Sie am Ende entsprechend belohnt.

Unterlagen und Dokumente: Was wir von Ihnen benötigen!

Damit wir eine ebenso aussagekräftige wie attraktive Verkaufsdokumentation erstellen können, benötigen wir detaillierte Angaben über die Unternehmung. Ihr verantwortlicher Unternehmens-Broker wird Ihnen eine Checkliste mit den wesentlichen Unterlagen und Informationsbedürfnissen zugeschnitten auf Ihre Unternehmung zusammenstellen. Wir benötigen für die Erstellung der Verkaufsdokumentation in den meisten Fällen folgende Unterlagen:

• Erfolgsrechnung der letzten drei Jahre
• Bilanz der letzten drei Jahre
• Aktuellste Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Warenlagerbestand
• Entwicklung Anlagevermögen
• Mietverträge
• Arbeitsverträge
• Fotos
• Falls vorhanden: Firmenpräsentation
• Falls vorhanden: Gesellschafterliste
• Falls vorhanden: Aktueller Handelsregisterauszug

Erstellung eines Kurzprofils: Das Wichtigste auf einen Blick!

Das Kurzprofil ist eine einseitige Zusammenfassung Ihrer Unternehmung, im Sinne einer Management-Summary. Es wird am Ende der Verkaufsvorbereitung erstellt und versucht einem potentiellen Käufer relativ schnell und komprimiert auf nur einer Seite einen Überblick über Ihre Unternehmung zu geben. Das Kurzprofil enthält keine Unternehmensangaben wie Name, Anschrift, HRB-Nummer, Produktnamen oder Webseiten. Aufgrund dieser Anonymität und Kürze wird das Kurzprofil auch oft „Blindprofil“ oder „Teaser“ genannt. Es wird in der Regel sehr vage und mit großem Interpretationsspielraum verfasst, um Interesse zu generieren. Ein Grund für die Informationsknappheit: Die potentiellen Käufer haben beim Erhalt des Kurzprofils noch keine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben. Dieser erste Teil der Verkaufsdokumentation (Kurzprofil) dient dem Kaufinteressenten zunächst lediglich dazu, dass er schnell entscheiden kann, ob eine tiefgehende Beschäftigung mit den Erwerb grundsätzlich in Frage kommt. Ist das der Fall, dann muss der Kaufinteressent die mitgeschickte Vertraulichkeitsvereinbarung ausfüllen, unterschreiben und zurückschicken. Anschließend wird jedoch zunächst mit dem Verkäufer Rücksprache gehalten, ob wir die ausführliche Verkaufsdokumentation an den entsprechenden Kaufinteressenten tatsächlich verschicken sollen oder ob ggf. noch weitere Informationen über den Kaufinteressenten vorab notwendig sind. Hier hat die Vertraulichkeit gegenüber unserer Mandanten höchste Priorität.

Erstellung des ausführlichen Firmenprofils: Alle kaufrelevanten Details!

Sobald die potentiellen Käufer die unterschriebene Vertraulichkeitsvereinbarung an uns zurückgeschickt haben und der Verkäufer die Freigabe erteilt, erhält der Kaufinteressent die umfassende und ausführliche Verkaufsdokumentation. Diese kann, wie oben beschrieben, zahlreiche unterschiedliche Bezeichnungen haben, beispielsweise Verkaufsbroschüre, Firmenprofil, Unternehmensbroschüre, Verkaufs-Exposé, Verkaufsprospekt oder Information Memorandum. Das Dokument umfasst in der Regel 20-70 Seiten und versucht dem Käufer alle für ihn wichtigen Informationen in dieser Phase des Kaufprozesses geordnet, verständlich, attraktiv und professionell darzulegen. Die Dokumentation enthält Angaben über die folgenden Schwerpunktthemen:

• Formales: Disclaimer, Haftungsausschlüsse und Firmeneckdaten
• Hintergründe: Verkaufsgrund
• Historisches: Firmengeschichte und Entwicklungsabschnitte
• Trends: Marktsituation und Entwicklungen
• Leistungsspektrum: Produkte und Dienstleistungen
• Geschäftsmodell: Beschreibung des Produktionsprozess/Wertschöpfungsprozess und Geschäftsmodells
•  Kunden
•  Lieferanten
•  Marketingmaßnahmen
•  Vertriebsstrukturen
• Interne Personalressourcen: Mitarbeiter und Organisation, evtl. Organigramm mit Verantwortungsbereichen
• IT-Ressourcen: IT Infrastruktur, Tools, Software und kritische Geschäftsprozesse
• Aktuelle Zahlen: Informationen aktueller Geschäftsverlauf gemäß BWA
• Historische Zahlen: Historische Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen
• Prognostizierte Zahlen: Zukünftige Finanzplanung / Cash-Flows Projektionen
•  Stärken und Chancen
• Anlagevermögen: Angaben über die materielle Vermögenswerte (Warenlager, Immobilien, Maschinenpark etc.)
• Preis: Angaben über den Verkaufspreis oder über die Angebot-und-Nachfrage-Preisermittlung
• Konditionen: Informationen und Bedingungen für die Transaktion und dessen Struktur
• Übergangsregelung: Einarbeitung und Übergabe

Das ausführliche Firmenprofil darf nicht mit dem Businessplan verwechselt werden. Es enthält nämlich oft weit mehr Hintergrundinformationen, dafür jedoch weniger konkrete Umsetzungs- und Maßnahmenpläne. Die prinzipielle Vorlage für die ausführliche Verkaufsdokumentation (Verkaufsbroschüre) muss jeweils bedarfsgerecht auf die jeweilige Unternehmung und die aktuelle betriebliche Situation angepasst werden. Ein Blick auf die übergeordneten Ziele der ausführlichen Verkaufsdokumentation hilft dabei, deren Sinn und Zweck zu verstehen:

• Auftritt: Übersichtliche und attraktive Präsentation der Unternehmung
• Status quo: Umfassende Beschreibung der betrieblichen Situation
• Perspektiven: Aufzeigen von Chancen und Möglichkeiten für den Käufer
• Kaufargumente: Rechtfertigung des Verkaufspreises
• Transparenz: Aufbau von Vertrauen und Informationsgewährung für eine transparente Kaufentscheidung
• Anbahnung: Überleitung zur Angebots- und Verhandlungsphase

Die Aufgabe des Verkäufers in dieser Phase

Grundsätzlich gilt: Jeder Verkäufer muss prüfen und sicherstellen, dass wir alle wichtigen und wesentlichen Informationen und Unterlagen – z.B. über neue Produktentwicklungen, neue Kunden, neue Lieferanten oder Service-Dienstleistungen – haben. Nur so können alle aktuellen Geschehnisse in die ausführliche Verkaufsdokumentation aufgenommen werden.

Oft sind Statistiken und numerische Fakten über das Geschäft für die Kaufinteressenten von großem Interesse. Welche Zahlen jeweils wichtig sind, hängt dabei vom jeweiligen Geschäftsmodell und der Art der zum Verkauf stehenden Unternehmung ab. Für einen Onlineshop sind z.B. die Besucherzahlen oder die Click- sowie Konversion-Statistiken wichtig, siehe folgenden Fachbeitrag über den Verkauf eines Webshops. Für eine Produktionsfirma hingegen sind detaillierte Informationen über den Maschinenpark und das Produkt wesentlich. Bei einer Handelsfirma kommt dem Warenlager oder dem Rohertrag oft eine große Bedeutung zu. Vor allem statistische Auswertungen aus dem Kundenmanagement- oder Warenwirtschaftssystem sind äußerst verkaufsfördernd, da sie für jeden Käufer die Transparenz erhöhen und so das Risiko minimieren.

Die folgenden Fragen können jedem Verkäufer helfen, nochmal zu überprüfen, ob er uns bereits alles mitgeteilt hat:

Risiken und Entwicklungen

• Stehen erhebliche Veränderungen im Markt an und dem Geschäft bevor?
• Wird der Umsatz steigen oder fallen? Und warum?
• Wird sich die Kostenbasis in Zukunft verändern (wie z.B. Mindestlohn, Wareneinsatz, Lohnsteigerungen, Vertriebskosten etc.)?
• Gibt es uneintreibbare Forderungen? Hatte ich in der Vergangenheit Forderungsausfälle?
• Gibt oder gab es Rechtstreitigkeiten? Oder gab oder drohen Gewährleistungsstreitigkeiten im Rahmen der Lieferung und Leistung?

Personalplanung

• Wie sieht die Personalplanung für die nächsten Jahre aus?
• Wie ist die Zusammensetzung der Belegschaft (Anstellungsdauer, Alter und Qualifikation)?
• Verlassen wichtige Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten die Unternehmung?

Prozesse und Ressourcen

• Sind alle Prozesse dokumentiert?
• Welche IT-Programme werden für die Buchhaltung, Kunden- und Vertriebsmanagement, das Projekt- oder die Bestellabwicklung, das Lagermanagement eingesetzt?

Vollständigkeit der Zahlen

• Wurden uns alle privaten Aufwendungen bei den sonstigen betrieblichen Aufwendungen mitgeteilt (Auto, Restaurant, Renovierung, Spesen, Handy etc.)?Haben wir das aktuellste BWA?

• Sind zusätzliche Investitionen ins Anlage- oder Umlaufvermögen geplant oder nötig?
• Gibt es stille Reserven auf dem Warenlager oder den halbfertigen Arbeiten?

Unabhängigkeit vom Inhaber

• Welche Tätigkeiten und Aufgaben des Inhabers müssen nach dem Verkauf übernommen werden? Können diese von internen Mitarbeitern übernommen werden?

Sonst noch etwas?

• Was müssen wir noch wissen über Ihre Unternehmung?

Wichtig: Die ausführliche Verkaufsdokumentation ist keine wissenschaftliche Abhandlung sondern stellt ein tatsächliches Informations- und Überblicksdokument dar. Der Verkäufer sollte die Verkaufsdokumentation entsprechend eingehend prüfen und seine Unternehmung sowie die betriebliche Situation tatsachengemäß darstellen und ggfs. Änderungen vornehmen oder veranlassen, wenn die Dokumentation ein falsches oder nicht sachgerechtes Bild abgibt. Denn neben dem Aufbau von Vertrauen können Käufer vorvertragliche Haftungen treffen oder falsche Beschaffenheitsangaben in der Verkaufsdokumentation zu nachträglichen Gewährleistungsansprüchen führen. Deshalb sollte jeder Verkäufer das finale Dokument genauestens prüfen.

Fazit Verkaufsdokumentation:

Uns ist durchaus bewusst, dass wir in der Verkaufsvorbereitungsphase und vor allem mit der Verkaufsdokumentation einen höheren Aufwand als viele andere Anbieter betreiben. Dafür haben wir gute Gründe: Seien Sie versichert, dass sich dieser Aufwand im späteren Verkaufsprozess und der folgenden Vermarktung auszahlt. Wir – als Verkäufer – gewinnen durch umfassende Kenntnisse und professionelle Vorbereitung an Glaubwürdigkeit. Denn nur wer alle Informationen bereitstellt, kann ein wirkliches Bild über die zum Verkauf stehende Unternehmung geben, Authentizität ausstrahlen und dadurch Vertrauen beim Kaufinteresssenten aufbauen.

„Nach unserer Auffassung und Erfahrung muss der gesamte Verkaufsprozess von Vertrauen, Transparenz und Professionalität geprägt sein, damit das Projekt Firmenverkauf zu einem optimalen Abschluss gebracht werden kann.“

Durch die gesteigerte Transparenz, die aktive Thematisierung von Problemfeldern, die umfassende Ausführung über Stärken und Chancen der Unternehmung erhalten die Kaufinteressenten einen richtigen und sachgemäßen Überblick und die Chance für eine valide Kaufentscheidung.

„Eine unzureichende Vorbereitung und Verkaufsdokumentation führt entsprechend zu einem ineffizienten Verkaufsprozess und im schlimmsten Fall zum Scheitern des Verkaufs oder einer nachträglichen Haftung.“

Eine nicht unübliche Konsequenz einer fehlerhaften oder ungenügenden Verkaufsvorbereitung sind weitreichende Gewährleistungen im Unternehmenskaufvertrag aufgrund von fehlender Transparenz und Glaubwürdigkeit. Darüber hinaus quittieren Käufer Transparenz und Ehrlichkeit mit einem höheren Kaufpreis, somit ist eine umfassende Vorbereitung des Unternehmensverkaufs eine hervorragende Investition und notwendige Grundvoraussetzung!

Sollten Sie Fragen bzgl. dem Unternehmensverkauf haben, dann zögern Sie nicht und nehmen mit uns Kontakt auf.