Unternehmensverkauf: Warum ein eigenes Unternehmenshandbuch den Verkauf beflügelt!

Für jedes technische Gerät gibt es ein Handbuch oder, gemäß Volksmund, „Bedienungsanleitung“. Dieses verdeutlicht und erklärt das Vorgehen sowie die Zusammenhänge bei der Handhabung. Gleiches kann ein Unternehmenshandbuch für einen Inhaber sowie einen Unternehmenskäufer leisten. Ein Unternehmen ist ein System, welches aus Mitarbeitern, Prozessen, EDV Infrastruktur, und Produkten/Dienstleistungen besteht und eingebettet ist in eine Unternehmensstrategie. Ein Unternehmenshandbuch bietet somit die Chance, dieses virtuelle und häufig nur gelebte Zusammenspiel zu dokumentieren und zu versinnbildlichen. Letztendlich führt dies zu einer klaren Transparenz und zu höherer Qualität des Unternehmens.

Beides wird von einem Unternehmenskäufer im Rahmen eines Firmenkaufs mit einem höheren Kaufpreis quittiert. Wer möchte nicht eine Bedienungsanleitung für die neue Firma haben? Deshalb sollten Firmeninhaber diese einfache aber effektive Chance nutzen, um den Verkaufsprozess positiv zu beflügeln!

Ein Handbuch und viele Vorteile für den Verkaufsprozess und den Käufer!

In einigen Branchen ist die ISO 9001 zur Dokumenten- und Prozessdokumentation Voraussetzung und gehört somit zum Standard, u.a. in der Automobil- oder Zulieferindustrie. In vielen anderen Branchen ist dieser Standard nicht so weit verbreitet und viele Inhaber schauen eher unglaubwürdig, wenn man das Thema Handbuch, Prozess- und Dokumentenmanagement anspricht.

Häufig hören wir, dass Inhaber für diese „Fleißarbeit“ einfach keine Zeit haben und die Notwendigkeit sowie die Sinnhaftigkeit dieses Aufwandes den Mehrwert nicht rechtfertigt! Nicht selten fällt die Frage: „Muss das denn wirklich sein?“. Wenn man sich die vielen Vorteile für einen Verkaufsprozess anschaut, dann beantwortet sich die Frage „quasi“ von selbst. Was sind nun also die Vorteile für den Verkaufsprozess?

VorteileKäuferVerkäufer
KlarheitBedienungsanleitung für die neue FirmaSicherheit für das Tagesgeschäft
ProzesseÜbersichtliche und nachvollziehbare Prozesse à Mehr Transparenz und geringeres RisikoProzessoptimierung- und weiterentwicklung, verankert im Tagesgeschäft
Know-how TransferKnow-how nach Übergabe verfügbarWissenstransfer an Mitarbeiter
AbhängigkeitenInhaberunabhängigkeit und somit übernahmefähigGeringere Arbeitsbelastung, mehr Urlaub und Freizeit
StrukturKlar, übersichtlich und nachvollziehbarOptimierbar und Prozessorientiert, personenunabhängig

 

Digitale Software oder selbstverfasstes Handbuch?

Letztendlich ist es unwesentlich, ob die Prozesse, Arbeitsabläufe und Leitlinien „händisch“ oder mit einer Software automatisiert, verfasst und verwaltet werden. Allerdings gibt es zahlreiche Prozessmanagement-Programme, welche nicht nur die Dokumentation, sondern eben auch das Revisionsmanagement, den Freigabeprozess sowie die Erstellung des gesamten Handbuchs erheblich erleichtern. So können häufig Stellen bzw. Rollen bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden, Organigramme, Checklisten und Prozessabläufe schnell erstellt werden. Solche digitalen Softwareprogramme gibt es heutzutage schon für wenig Geld und sie erleichtern die finale Handbucherstellung erheblich ohne aufwendige Formatierung oder manuelle Anpassungen. Vor allem wenn das Handbuch nicht als Einmalaufwand angesehen und verwendet wird, sondern letztendlich die definierten Prozesse und Abläufe im Tagesgeschäft als Arbeitsgrundlage verankert werden. So lassen sich viele wiederkehrende Aufgaben schnell und einfach definieren und miteinander verknüpfen. Prozessanpassungen und Optimierungen gehen somit Hand in Hand mit dem täglichen Tagesgeschäft einher und können vor allem von den Mitarbeitern selbst verantwortet und optimiert werden. Die verankerte Qualitätssicherung sorgt für gleichbleibende und konsistente Abläufe, Vorgehenweisen und Prozesse.

Nehmen wir das Beispiel MacDonalds. Wie wird hier die Qualitätssicherung in den über 30.000 Filialen weltweit sichergestellt? Das MacDonalds Handbuch sorgt für eine klare und nachvollziehbare Struktur und stellt eine gleichbleibende Kundenerfahrung weltweit sicher. Insgesamt dient die gesamte Franchise Branche als Vorbild. Da hier das Know-how durch strukturierte und übersichtliche Dokumentation die Expansion erst ermöglicht und diese auch absichert. Bei allen prozessorientierten Unternehmen (und das sollten alle sein) würden wir immer empfehlen, in eine Software zu investieren und diese auch täglich zur Weiterentwicklung des Unternehmens zu verwenden. Der Kostenaufwand ist durch cloudbasierte Tools und das monatliche Abonnentenmodell in den letzten Jahren deutlich gesunken und so können sich auch kleine und mittlere Unternehmen solche „Software as a Service“ (Saas) Lösungen ohne Probleme leisten – wenn man denn will!

Software Lösungen Unternehmens Handbuch

Anbieter für Saas – Lösungen

Wenn es rein um das Vorzeigen im Rahmen eines Verkaufsprozesses geht, dann bieten viele Softwareprogramme eine Grundstruktur entlang der ISO 9001 an. Allerdings würden wir davon abraten, da es ja eben nicht darum geht, das Handbuch einmal zu erstellen und anschließend das Thema im Schreibtisch verschwinden zu lassen. Im Gegenteil, wir würden empfehlen, dass man das eigene Unternehmenshandbuch nicht gemäß einer Standardvorgabe dokumentiert und abbildet sondern es entlang der eigenen unternehmerischen Funktionen ausrichtet. So könnte das Inhaltsverzeichnis für das Handbuch für eine Dienstleistungsfirma folgendermaßen aussehen:

Inhalt des Handbuchs?

  1. Marketing
  2. Vertrieb
  3. Projektabwicklung
  4. Administration
  5. Personal
  6. IT
  7. Strategie
  8. Prozesse

Für eine Handels- oder Produktionsfirma kommen natürlich die Themen, wie Produktentwicklung, Warenhaltung, Logistik, Produktion etc. hinzu. Es ist wichtig, dass alle Funktionsbereiche des eigenen Unternehmens abgedeckt und beschrieben werden. Dadurch entsteht nach und nach die eigene Unternehmens-Bedienungsanleitung und eine strukturierte Know-how Konservierung und Weiterentwicklung.

Fazit: Warum ein eigenes Unternehmenshandbuch den Verkauf beflügelt

Unternehmenskäufer suchen nach einem unternehmerischen System welches, auch nach dem Kauf, ohne den Altinhaber funktionsfähig, ertragsreich und erweiterbar ist. Ein eigenes Unternehmenshandbuch dokumentiert die Professionalität, sorgt für Transparenz und demonstriert den Know-how Transfer. Alle diese Punkte steigern ihren Firmenwert und schaffen beim Käufer viel Vertrauen und die Hoffnung, die Firma noch viele Jahre nach der Übergabe erfolgreich fortzuführen.

Man muss das Essen von MacDonalds nicht mögen, aber in Punkto Unternehmenshandbuch gibt es wohl kein besseres Vorbild. Vor allem die Tatsache, dass das MacDonalds System an fast allen Standorten weltweit funktioniert. Gerade MacDonalds hat verinnerlicht, dass die einzelnen Filialen eben von neuen und teils unerfahrenen Franchisenehmern betrieben werden muss. Bei einem Unternehmensverkauf geht es um genau diese Aufgabe à reibungslose und erfolgreiche Übergabe des Staffelstabs an einen neuen Inhaber.

Der Wert steckt also im Prozess und in der Dokumentation. Jeder Unternehmensverkäufer, welcher seine Firma glaubhaft als übertragbar und unabhängig von ihm darstellen kann, wird keine Probleme mit dem Verkauf seiner Firma haben. Das eigene Unternehmenshandbuch ist hierfür ein hervorragendes und effektives Instrument!