Firmenverkauf: Aktive Verkaufsvorbereitung als Chance für betriebliche Optimierung

Der Unternehmensverkauf ist oft die wichtigste Transaktion im Leben eines Unternehmers. Häufig wird dieses Thema und eine Verkaufsvorbereitung jedoch im Vorfeld geradezu fahrlässig ignoriert. Oftmals erhält jede Produkteinführung und Marketing-Kampagne mehr Aufmerksamkeit und wird akribischer  geplant und vorbereitet als der eigene Unternehmensverkauf. Hier stimmen die Prioritäten nicht. Dieser Artikel geht auf die Gründe für dieses Missverhältnis ein und zeigt vor allem, welche Auswirkungen diese Untätigkeit und die fehlende Vorbereitung im schlimmsten Fall haben können. Wir zeigen Ihnen zudem einige einfache und im Tagesgeschäft leicht zu verankernde Vorbereitungsmethoden und -Leitgedanken, die Ihnen helfen, die Verkaufsvorbereitung in den operativen Alltag zu integrieren. Dies hat einen positiven Nebeneffekt: So wird die Verkaufsvorbereitung automatisch auch zu einer betrieblichen Optimierungschance.

Ursachenforschung: Woran es liegt, dass die Vorbereitung des Unternehmensverkaufs oft einen geringen Stellenwert hat und keine Berücksichtigung im Arbeitsalltag findet?

Als Unternehmer wissen Sie: Das Tagesgeschäft und der operative Betrieb verlangen die volle Aufmerksamkeit und Konzentration aller Energien und Ressourcen. Ein möglicher zukünftiger Verkauf ist noch in weiter Ferne und somit scheinbar nicht prioritär. Durch diesen Irrglauben werden kurzfristige, oft operative Ereignisse über das langfristige und ungewisse Ereignis „Unternehmensverkauf“ gestellt. Eine zutiefst menschliche Vorgehensweise und ebenso fatal.  Diese Einstellung ist selbstverständlich nachvollziehbar und auch überlebensnotwendig.

Ganz nach dem Motto: Operative Probleme wie Kundenbeschwerden oder Lieferzeitprobleme müssen zuerst gelöst werden. Erst wenn solche Tagesbaustellen behoben sind, sind die meisten Unternehmer gewillt, sich Gedanken über die Nachfolge bzw. einen Verkauf machen.

Das Problem dabei: Solche operativen Probleme tauchen in jeder Unternehmensphase auf. Dadurch rückt das Thema Verkaufsvorbereitung auf den St. Nimmerleinstag. Neben der operativen Verpflichtung und Beanspruchung spielen aber auch emotionale Gründe eine wichtige Rolle für das Wegschieben oder die fehlende aktive Verkaufsvorbereitung. Schließlich bedeutet der Unternehmensverkauf immer auch das Ende eines Lebenskapitels. Er geht also entsprechend oft einher mit dem unternehmerischen Ausscheiden, in vielen Fällen sogar mit dem Ende des Arbeitslebens. Eine Vorstellung an die sich viele Unternehmer nach zig Jahren in der eigenen Firma nur schwer gewöhnen können. Einhergehend mit dieser Erkenntnis stellen sich viele Fragen für jeden Unternehmer:

Was mache mit meiner Zeit und meinem Leben, wenn ich die Firma verkauft habe?

Diese Ungewissheit setzt viele Unternehmer unter Druck und lässt sie vor der Auseinandersetzung mit dem Verkauf und vor der Herbeiführung dieser neuen und ungewissen Situation zurückschrecken. Damit ist das Problem aber bekanntlich nur aufgeschoben…

Oftmals spielt aber noch ein ganz anderer Grund mit rein, die Verzögerungstaktik: Die mangelnde Erfahrung mit der Thematik Unternehmensverkauf. Nach unserer Erfahrung sind 90% der Verkäufer auch die Unternehmensgründer und somit oft Erstverkäufer. Daher können sie nicht auf fundierte Erfahrungen zurückgreifen. Ein offener Austausch mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten ist zudem aus Vertraulichkeitsgründen nicht möglich.

Manch einer hat das Glück, dass er einen erfolgreichen Verkäufer kennt, mit dem er sich austauschen kann. Leider drehen sich diese Diskussionen oft nur um den eigentlichen Transaktionsprozess, wie die Vermarktung, das Projektmanagement, die Unternehmensbewertung, den Unternehmenskaufvertrag oder die Unternehmensübergabe. Sehr selten wird der Zeitraum vor dem eigentlichen Transaktionsprozess thematisiert oder ausführlich besprochen – der letztlich den Boden für die erfolgreiche Transaktion bereitet. Das liegt in der Regel  daran, dass auch erfolgreiche Unternehmensverkäufer in den meisten Fällen keine „bewusste“ aktive Verkaufsvorbereitung durchgeführt haben. Viele sind sich der wirklichen Erfolgsfaktoren des eigenen Unternehmensverkaufs schlicht nicht bewusst und begründen den erfolgreichen Verkauf oft mit der gelungenen Transaktionsvorbereitung und –durchführung oder mit der hohen Attraktivität der eigenen verkauften Firma. Demzufolge können auch keine konkreten Maßnahmen und schon gar kein durchgängiges Vorbereitungssystem weitergegeben werden.

Hier kann ein Stück weit die Fachliteratur helfen: Für die vorausschauenden und aktiv planenden Verkäufer gibt es zahlreiche Bücher über die Nachfolgeplanung oder den Unternehmensverkauf. Allerdings stehen zwei Tatsachen einer praktikablen Anwendung oft entgegen. Viele Unternehmer denken zwar lange über einen Verkauf nach. Doch ist die Entscheidung erst einmal gefallen, dann beginnt in vielen Fällen sofort die Initiierung eines Verkaufsprozesses durch die Beauftragung eines Unternehmensberaters oder die direkte Ansprache eines Käufers. Damit wird die langjährige Phase der Verkaufsvorbereitung im Grunde einfach übersprungen. In vielen anderen Fällen sind Ratschläge der Fachliteratur nicht umsetzbar, da sie in der Regel vom Unternehmer utopisch viele Veränderungen und zusätzliche Anpassungen des Betriebs erfordern, die schnell neben dem Tagesgeschäft in den Hintergrund geraten, da sie eben kein einfaches und implementierfähiges Vorbereitungssystem anbieten. Eine langjährige Begleitung durch einen Unternehmens-Broker bzw. Unternehmensberater scheidet oft etwa aus Kostengründen aus. Somit entfällt eine geplante, langjährige und kaufpreisoptimierende Vorbereitung des eigenen Unternehmensverkaufs oft vollständig. Mit den entsprechenden Konsequenzen…

Die Konsequenzen einer fehlenden langjährigen und intensiven Vorbereitung des eigenen Unternehmensverkaufs!

Die Konsequenzen lassen sich grob in zwei Ebenen einteilen: 1. Ökonomische Unterschiede hinsichtlich des erzielbaren Verkaufspreises. 2. Unternehmen, die auf einen Verkauf vorbereitet sind, sind oft betrieblich besser strukturiert und optimiert.

An dieser Stelle eine Abhandlung bezüglich der Unternehmensbewertung verfassen zu wollen, würde den Rahmen sprengen. Dennoch muss kurz darauf eingegangen, werden damit zumindest die groben  Zusammenhänge klar sind. Der Wert eines kleineren und mittelständischen Betriebs wird klassisch durch Angebot und Nachfrage am Markt gebildet. Je attraktiver eine Unternehmung ist, umso mehr Interessenten gibt es. Die höhere Nachfrage treibt bekanntlich den Preis. Somit ist das primäre Ziel eines jeden Verkaufsprozesses eine relativ hohe Anzahl von Interessenten im Rahmen eines Bieterverfahrens (auch Auktionsverfahren genannt) zu beteiligen.

Knackpunkt: Die eigentliche Unternehmensattraktivität kann in dieser Phase nicht mehr verändert werden, sondern nur deren Darstellung und die professionelle Durchführung des Transaktionsprozesses durch einen Unternehmens-Broker oder Unternehmensberater.

Somit kann ein etwaiger Unternehmens-Broker nur mehr Nachfrage über die Anpassung des Verkaufspreises generieren. Das eigentliche Ziel müsste jedoch sein, die Attraktivität der Unternehmung bereits vor einem Verkauf zu erhöhen und über den wesentlich sinnvolleren Hebel der Attraktivität bzw. Qualität eine stärkere Käufernachfrage zu generieren. Wie wird jedoch die Attraktivität einer Firma gemessen oder ermittelt? Neben der rein ertragsorientierten Betrachtung (EBIT, Gewinn etc.) spielen im KMU-Segment auch die so genannten weichen Faktoren eine sehr große Rolle. Die weichen Faktoren können wiederum in zwei Kategorien zusammengefasst werden: 1. Geringes offensichtliches Risiko und 2. hohe Funktionsfähigkeit und Stabilität des Unternehmens als System. Am einfachsten lässt sich das erklären, wenn man die Käuferperspektive einnimmt. Dafür haben wir definiert, was ein Käufer „idealerweise“ im Rahmen des Unternehmenskaufs sucht:

  • Wachstum: Eine profitable und wachsende Unternehmung.
  • Bewährter Betrieb: Ein eingespieltes und funktionsfähiges Team mit vielen Leistungsträgern in einem erprobten und funktionierenden Geschäftsmodell.
  • Inhaber-Unabhängigkeit: Ein Inhaber unabhängiges Unternehmen, das erfolgreich ohne den scheidenden Inhaber fortgeführt werden kann.
  • Kunden-Unabhängigkeit: Keine Abhängigkeit von einzelnen Kunden und Lieferanten, also keine so genannten Klumpenrisiken.
  • Zukunftsfähigkeit: Fertig entwickelte und eingeführte Produkte oder Dienstleistungen, die noch eine vielversprechende Zukunft vor sich haben.
  • Wachstumsbranche: Kein Unternehmen in einer sterbenden, stagnierenden oder schrumpfenden Branche.
  • Infrastrukturstabilität: Ein effizientes und effektives Abwicklungssystem mit einer funktionierenden Infrastruktur (Team, Organisation, Prozesse, IT und Marketing).

Wie lässt sich nun der genaue finanzielle Einfluss einer guten Verkaufsvorbereitung ermitteln? Eine rein formeltechnische Herleitung mit universeller Gültigkeit und den genauen Auswirkungen auf den Verkaufspreis ist an dieser Stelle leider nicht möglich. Es macht jedoch Sinn, Ihnen ein Best-Practice-Beispiel  eines Unternehmensverkaufs mit idealer Verkaufsvorbereitung aufzeigen.

Beispiel für eine ideale Vorbereitung des Unternehmensverkaufs

Ein Dienstleistungsunternehmen aus der Finanzbranche hatte jahrelang zweistelliges Wachstum vorzuweisen, einen ansprechenden und attraktiven Marken- und Internetauftritt, eine Inhaber unabhängige Organisationsstruktur, durchgängig dokumentierte Prozesse und war äußerst lukrativ. Aufgrund dieser zahlreichen verkaufsfördernden Aspekte gab es zahlreiche Käufer, sodass ein unvorhersehbar hoher Preis erzielt werden konnte. Die hohe Attraktivität der Firma führte am Ende zu einer emotionalen Kaufentscheidung. Der finale Käufer bezahlte aufgrund der hohen Attraktivität und Begehrlichkeit einen Kaufpreis, der einige Millionen oberhalb aller anderen Angebote lag. Als Verkäufer müssen Sie verstehen und die Chance nutzen, dass der Preis letztlich immer im Auge des Betrachters (Käufers) liegt. Die tendenzielle Intransparenz und die grundsätzliche Vertraulichkeit eines Unternehmensverkaufsprozesses arbeiten in solchen Fällen für Sie, da die Marktpreisbildung nicht öffentlich stattfindet. Diesen Vorteil sollten Sie nutzen.

Wie man die Vorbereitung auf den Unternehmensverkauf in den operativen Alltag integriert und alle möglichen Voraussetzungen für den bestmöglichen Verkauf schafft!

Die zentrale Frage lautet: Welche Verkaufsvorbereitungen haben die Unternehmer aus dem obigen Beispiel durchgeführt, um am Ende einen so positiven Verlauf des Unternehmensverkauf zu erzielen? Alle Maßnahmen können aus Platzgründen hier nicht aufgeführt und detailliert beschrieben werden. Allerdings lassen sich einige wichtige Maßnahmen identifizieren, die maßgeblichen Einfluss auf den Verkaufspreis haben:

  • Nahtlose Übergabe: Es wurden drei langjährige Mitarbeiter in die Geschäftsleitung aufgenommen und somit eine nahtlose personelle Übergabe vorbereitet.
  • Transparentes Controlling-System: Die Unternehmung hatte ein sehr transparentes und gut dokumentiertes Management- und Controlling System aufgebaut. Jeden Monat wurde ein Monatsreport erstellt, der alle wichtigen Zahlen kurz und bündig darstellte. Neben den normalen Geschäftszahlen (wie z.B. Umsatz, Marge, Betriebsergebnis etc.) enthielt der monatliche Report eine Reihe von Kennzahlen, u.a. Anzahl Webseitenbesucher, Online-Anfragen, geführte Verkaufsgespräche, erhaltene Aufträge etc. Dadurch konnten etwaige Käufer sich sofort einen guten Überblick über den Status des Geschäfts, das Geschäftsmodell und die Geschäftsentwicklung auf Monats- und Jahresebene verschaffen. Durch Transparenz wird das wahrnehmbare Käuferrisiko massiv reduziert.
  • Prozessdokumentation: Jeder Prozess (u.a. Einstellungsgespräche, Verkaufsgespräche, Buchhaltung, Projektmanagement etc.) und der gesamte Geschäftsablauf wurde in Form von Prozessanweisungen dokumentiert und in ein übergeordnetes Handbuch integriert. Diese enorme Transparenz und Struktur einhergehend mit der Qualitätssicherung und dem Know-how-Transfer reduzieren das Risiko für jeden Käufer erheblich.
  • IT-Infrastruktur: Das Geschäftsmodell und der operative Ablauf wurden durch eine durchgängige EDV-Infrastruktur gestützt. Eine speziell entwickelte Datenbank wurde mit zahlreichen Standard-Programmen für Finanzbuchhaltung, Rechnungstellung, Outlook, CRM und Projektabwicklung verknüpft. Die skalierfähige EDV-Struktur ermöglichte die glaubhafte Darstellung der Realisierung der Wachstumsprognose ohne neue Investitionen in die digitale Infrastruktur für den Käufer.
  • Ansprechend Gestaltung der Verkaufsunterlagen: Einige Monate vor dem Verkauf wurden alle Verkaufsbroschüren sowie die Internetseite in ein neues und attraktives Design überführt. Somit wirkte die Firma deutlich attraktiver und auch hier entstand der Eindruck, dass keine großen Investitionen für den Käufer im Bereich Marketing zu tätigen waren. Die optische Wirkung eines guten Internetauftritts ist nicht zu unterschätzen.

Die oben genannten Punkte wirken insofern emotional, als sie etwaigen Käufern das gute Gefühl geben, das alles transparent und professionell abläuft.

Nun ist der hier aufgeführte Fall eher die Ausnahme anstatt die Regel. Die Unternehmer haben den Verkauf von langer Hand geplant und haben die letzten 12 Monate vor dem Verkauf Zeit, Geld und Ideen in die Optimierung investiert. Dies ist sicher eher ein Einzelfall. Pragmatisch betrachtet: Welche Maßnahmen kann jeder Unternehmer schnell und einfach im Rahmen des Alltags umsetzen?

  • Funktionsdiagramm: Erstellen Sie ein Organisationschart, wenn möglich mit Titeln wie Verkaufsleiter, Serviceleiter, Produktionsleiter. Es ist wichtig, dass viele Nicht-Inhaber in führenden Funktionen dargestellt werden, damit die Inhaberunabhängigkeit sichtbar dargestellt wird. Noch besser ist natürlich die Darstellung der gesamten Organisationsstruktur. Kritische Positionen sind in der Regel die Verkaufs- und die Technische Leitung. Hier fördert personelle Vielfalt den Verkaufspreis.
  • Kennzahlenreport: Jeder Unternehmer hat ein eigenes Management- oder Kontrollsystem für seine Unternehmung. Manche führen ihre Betriebe mit Intuition und Erfahrung. Dennoch gibt es bestimmte Kennzahlen, die regelmäßig geprüft und optimiert werden. Versuchen Sie diese, in einen monatlichen, wenn nicht quartals- oder jährlichen, neutralen Report zusammenzuführen. Der Report muss nicht viele Seiten Text umfassen. Allerdings sollte er das Geschäft abbilden, die Steuerung dessen ermöglichen und Entwicklungen aufzeigen.
  • Statistiken: Speichern Sie Statistiken über das Geschäft (u.a. neue Kunden, Umsätze pro Produkt oder Kunden, Besucherzahlen, Marketing Kampagnen Kosten etc.) mindestens auf jährlicher Basis, wenn möglich monatlich. Je transparenter Sie Ihr Geschäft darstellen können, umso geringer ist das Käuferrisiko und umso höher fällt der Verkaufspreis aus.
  • Delegieren: Reduzieren Sie die Abhängigkeit von sich selbst. Delegieren Sie alle nicht wesentlichen Aufgaben und bereiten Sie die Firma auf die Zeit nach ihnen vor. Im obigen Fall haben die Inhaber zahlreiche mehrmonatige Urlaube durchgeführt. Dadurch waren sie gezwungen, Verantwortung abzugeben sowie Systeme und Prozesse zu etablieren, damit das Tagesgeschäft ohne ihre Anwesenheit und dauernde Unterstützung funktioniert.
  • Auftritt: Optimieren Sie Ihren Marken- und Internetauftritt. Der optische Eindruck einer Firma kann den Verkaufspreis maßgeblich beeinflussen. Er ist sozusagen das Gesicht Ihres Unternehmens. Auch Visitenkarte, Flyer, Verkaufsbroschüren sowie Präsentationen machen immer einen guten Eindruck, wenn diese Unterlagen frisch und dynamisch wirken.
  • Gewinnausweisung: Umgang mit offiziellen Geschäftszahlen. Das ist oft ein schwieriges Thema für viele Unternehmer. Jeder Unternehmer stellt seine Firma im Jahresabschluss schlechter dar als sie ist. Das ist auch verständlich, da die Steuerlast reduziert und die Liquidität geschont werden soll. Wenn Sie wissen, dass Sie in den nächsten zwei Jahren verkaufen möchten, sollten Sie den höchstmöglichen Gewinn ausweisen. So zeigen Sie die wirkliche Ertragskraft Ihres Unternehmens auf. In diesem Zusammenhang sollten Sie private und nicht-betriebsnotwendige Aufwendungen auf das Minimum reduzieren, wenn möglich sogar auf Null stellen oder in einer Sammelposition (Aufwandsrechnung Privat) zusammenführen. Auch stille Reserven auf das Warenlager, Auftragsbestand und Gewährleistungen sollten Sie auflösen. Sollte die Steuerlast dadurch zu hoch werden und die Liquidität belasten, lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater am Ende eines jeden Geschäftsjahres einen offiziellen Jahresabschluss und einen Pro-Forma Jahresabschluss (mit Auflösung der stillen Reserven) erstellen. Diesen können Sie im Verkaufsprozess dann möglichen Käufern vorlegen, um die tatsächliche Ertragskraft der Firma aufzuzeigen. Normalerweise werden im Rahmen des Verkaufsprozesses historische Jahresabschlüsse bereinigt und die nicht-betriebsnotwendigen Aufwendungen zum Ertrag hinzuaddiert. Allerdings hat ein offizieller Jahresabschluss gleich eine ganz andere Wirkung auf die Käufer. Wie oben erwähnt, ist der ausgewiesene Jahresüberschuss das, was ein Unternehmer nicht mehr verstecken kann. Deshalb ist der Einfluss nicht zu unterschätzen.

Fazit Verkaufsvorbereitung

Eine wirkliche Verkaufsvorbereitung hat wenig damit zu tun, einfach das Unternehmen für einen anstehenden Verkauf „hübsch zu machen“. Es handelt sich also nicht um Kosmetik, sondern um Wertoptimierung, Schaffung von Transparenz, Konservieren von Know-how und Wissen sowie der Qualitätssicherung und Führung der Unternehmung nach dem Verkauf. Käufer werden diese Wertsteigerungen (Risikoreduktion) mit einem höheren Preis belohnen, da sie dafür auch einen höheren Gegenwert erhalten. Wir haben für die einfache und schnelle Implementierung eine Checkliste erarbeitet, die für die Implementierungskontrolle verwendet werden kann (siehe unten). Es sollte immer berücksichtigt werden, dass Sie als Inhaber oder Geschäftsführer nicht mitverkauft werden. Unternehmen, die auf den Ausstieg des Inhabers vorbereitet sind, haben immer einen höheren Wert als Firmen, die täglich von ihrem Inhaber geprägt und abhängig sind.

Wenn Sie also jeden Tag die Abhängigkeit von Ihnen reduzieren, dann bereiten Sie sich bereits täglich auf einen Verkauf vor! Man kann sogar noch einen Schritt weitergehen. Der allerbeste Preis wird erzielt, wenn Sie als Unternehmer in den letzten zwölf Monaten vor einem Verkauf nicht mehr in der Firma (Tagesgeschäft), sondern nur noch an der Firma (Weiterentwicklung und Optimierung) arbeiten. Betrachten Sie Ihr Unternehmen als System und optimieren Sie dieses auf Eigenständigkeit, Funktionsfähigkeit und Ertrag. Dann sind Sie bestens auf den Verkauf des eigenen Unternehmens und für die Zeit danach vorbereitet.

Checkliste für Verkaufsvorbereitung:

Organisationschart vorhanden?
An welchen Stellen/Bereichen ist die Firma von mir abhängig? Wie kann ich die Abhängigkeit reduzieren?
Attraktiven Internet- und Markenauftritt realisiert?
Sind alle Prozesse dokumentiert? Gibt es ein Handbuch?
Gibt es einen Marketing- oder Geschäftsplan?
Werden alle wichtigen Kennzahlen für das Geschäft monatlich oder jährlich erfasst?
Gibt es einen etablierten monatlichen Management-Report mit allen wichtigen Kennzahlen?
Wurden alle stillen Reserven aufgelöst? Welche nicht-betrieblichen oder privaten Aufwendungen belasten den Ertrag?
Ist eine adäquate EDV-Struktur vorhanden (nicht Hardware, sondern nur Software)? Ist diese dokumentiert?
Was würde passieren, wenn Sie drei Monate in den Urlaub fahren?
Wann fahren Sie drei Monate in den Urlaub?